Trelloをつかったコミュニケーションの円滑化

はじめに

今年の4月からTrelloを使用したカンバン駆動型開発を取り入れた結果、非エンジニアとのコミュニケーションが飛躍的にとりやすくなったという事例を共有させていただきます。

そもそも弊社がどんな会社なのか?は、エンジニアブログのこちらの記事に記載しておりますが、医療・介護領域におけるキャリア関連事業を営んでいます。

その中で私が関わっているのは、医療・介護領域の職種(理学療法士、栄養士、保育士、ケアマネジャーなどなど)の就転職を支援する”キャリアパートナー”と呼ばれる営業部署へのシステム支援。
いわば営業部隊となるキャリアパートナーが日々使用する、salesforceをはじめとした各種システムの運用・開発を担当しています。

ばらばらの依頼経路

まず、Trelloをとりいれる前の各営業部とシステム開発部の関係性や依頼経路はこんな状態でした。

  • 事業側(営業側)は扱っている職種(理学療法士、栄養士など)毎に部署が分かれている
  • 事業側とのコミュニケーションは、チャットワークの各事業×開発部のグループ上で行う
  • システム開発・修正依頼は、各事業×開発部で2週間に1度MTGを行いその場でヒアリング
    • MTGの内容は開発部側が議事録を作成してチャットワークで共有
    • 一応依頼はMTGで…と伝えてはいるが、結局個別チャットなどでも相談という名の依頼がくる
  • 実施決定した案件はbacklogで管理(backlogは開発部部門しかアクセス権限がない)
  • リリース報告はチャットワークの各事業×開発部のグループに通知+2週に1度の定例MTGでまとめて報告。

お互いの顔が見えない

営業部と開発部のコミュニケーションは、2週に1度のMTGかチャットワークかのほぼ2択。
気軽にコミュニケーションが取れないので、お互いの課題感や業務の逼迫度合が分からず、向かっている方向もバラバラの状態でした。

システム開発部側

私たち開発部側としてはヒアリングした内容や質問事項などは、議事録をとったりbacklogに転記しないと経緯が追えず、以下のようなことに困っていました。

  • 口述筆記状態の議事録から記載が漏れて、後から「これ何でこんな仕様になったんだっけ?」と首をひねる
  • 聞き違いや認識違いで仕様ずれが発生しリリース直前で手戻りが発生する
  • 開発担当者が気軽に依頼主(営業部)と会話する場所が少なく、ディレクターの仲介が必要になる
  • 依頼主(営業部)は自分の依頼の総量が見えないので、後から起案した依頼と前から起案していた依頼の優先度付けが出来ない
    • 結果的に各依頼の優先度や進捗状況があやふやになる

営業側

また、各営業部は扱っている職種こそ違えど本質的には同じ「転職サポート」をしています。
その為どこかの営業部の問題は、他の営業部も似たような課題を抱えている事が多いのですが、それぞれで依頼経路がバラバラなのでお互いの課題とその解決策を共有することが出来ません。
開発部側が仲介となって別営業部で行った施策を提案することもありましたが、伝書鳩形式での提案は形になるまで時間がかかったり、中々意図が伝わらないといった問題もありました。

Trelloで事業全体の一体感が向上!全ての関係者が繋がった

まず、依頼する場所は全てTrello上のボードに集約し、カードも事業(営業)側で自分で作成してもらうようになりました。依頼時にカードに書いてもらう内容としては、「背景/やりたい事/重要度/リリース後の測定方法/撤退基準」など。
その結果、こんな良い事が起きました!

システム開発部側

  • 依頼内容のヒアリングの手間が省けた
  • 依頼経路が一本化され整理しやすくなった
  • 相談ベースの内容もとりあえずカード作成してもらって、Trello上で相談することで案件化した時に経緯を追いやすくなった
  • ディレクター以外のメンバーも気軽に依頼主とコミュニケーションがとれるようになった
    • 事業との接点が増えることで、より「使う側にとって何が良いか」を考えるようになった

営業側

  • 自分でカードを作成することで「期待効果」や「優先度」を考えて依頼してくれるようになった
  • 開発部側が今何に着手しているのか見えるようになったので、「この前依頼したあれどうなってますか?」のやり取りがなくなり、お互いの信頼感に繋がった
  • 他事業からも見える場所で依頼することで、「実はうちの部署でも同じ内容で困ってたんです!」が分かるようになり、事業間のコミュニケーションが活発になった

依頼も相談もTrelloに統一したことで、コミュニケーションロスや都度都度の進捗報告が省けるようになり、開発速度も向上し仕様の認識違いも無くなりました。
何より関係者全てが同じもの(ボード)を見るようになったことで、「今注力すべきものは何なのか」「これからやるべきものはどんな事があるのか」の認識がそろい、同じ方向を向いて進んでいけるようになったと思います。

開発時の関係者が多く課題感の認識の共有に悩んでいる方、是非一度Trelloの利用を検討してみてください!